बच्नुहोस् इमेल लेख्दा गरिने यी १० गल्तीबाट

अहिलेको समयमा इमेल अकाउन्ट नहुनेहरु कमै होलान् । अझ, प्रोफेसनल लाइफमा त इमेल नचलाई सुखै हुँदैन ।

इमेल पठाउनु कुनै गाह्रो काम त होइन, तैपनि यसमा सावधानी अपनाउनुपर्ने केही कुराहरु छन् । यी कुराहरुलाई विचार नपुर्‍याए इमेल प्राप्त गर्ने व्यक्तिको तपाईंप्रति नकारात्मक धारणा बन्न सक्छ । आउनुस, यसबारे १० वटा बुँदामा चर्चा गरौं ।

१. बेअर्थि इमेल नपठाउनुस

इमेल गर्नका लागि कुनै प्रयोजन हुनैपर्छ । तपाईंले कुनै महत्वपूर्ण सूचना वा सन्देश दिन चाहेको, कुनै कुराको अपडेट गराउन खोजेको वा कसैको आग्रहलाई जवाफ दिएको हुनुपर्छ । तपाईं कुनै प्रयोजनबिना इमेल पठाइरहनु हुन्छ भने प्रापकले तपाईं इमेल नखोलि डिलिट गरिदिन सक्छ ।

२. लामो अनुच्छेद नलेख्नुस

यदि थोरै शब्द छन् भने एक अनुच्छेदमै सकिन्छ । तर, यदि तपाईं लामो इमेल लेख्दै हुनुहुन्छ भने छोटा छोटा अनुच्छेद बनाउनुस । यदि ठूला ठूला अनुच्छेद छन् भन्ने पढ्नेलाई झ्याउ लाग्न सक्छ । लामो इमेलहरुलाई विजनेस लेटरको शैलीमा कम्पोज गर्न सकिन्छ ।

३. सामान्य इमेललाई ‘अर्जेन्ट’ भनेर नलेख्नुस

यदि तपाईं सामान्य इमेललाई अर्जेन्ट भनेर लेख्ने बानी छ भने त्यो बानी हटाउनुस । अन्यथा तपाईंको साँच्चिकै अर्जेन्ट इमेललाई पनि प्रयोगकर्ताले बेवास्ता गर्न सक्छन् ।

४. जवाफ दिन नबिर्सिनुस

यदि तपाईं कुनै प्रश्न सोधेर कसैलाई इमेल गर्नुहुन्छ तर जवाफ आउँदैन भने पक्कै पनि चिढिनुहुन्छ । हो, अरुले तपाईंलाई सोधेको प्रश्नमा तपाईंले जवाफ दिनुभएन वा दिन ढिलाई गर्नुभयो भने त्यो व्यक्ति पनि तपाईंसँग चिढिन्छ ।

५. इमेलको विषय र अन्तरवस्तुमा फरक हुनु हुँदैन

इमेल पठाउँदा सकेसम्म विषय लेखेरै पठाउनु उपयुक्त हुन्छ । तर, तपाईंले लेखेको विषय र इमेलको अन्तरवस्तु फरक पर्नु हुँदैन । यदि फरक पर्न गयो भने इमेल पाउने व्यक्ति अन्योलमा पर्न सक्छ । जति हतार भए पनि विषय भने खुलाउनै पर्छ अन्यथा पाउने व्यक्तिले यसलाई स्पाम ठानेर डिलिट हान्न पनि सक्छ ।

६. सकभर सुद्द लेख्नुस

इमेल सेन्ड गर्नुअगाडि एक पटक आफैंले पढ्नुस । स्पेलिङमा सकभर गल्ति नगर्नुस । साथै अधुरा वाक्यांस, खराब ग्रामरको झलक तपाईंको इमेलले प्रस्तुत गर्नु हुँदैन ।

७. अल क्यापिटल नलेख्नुस

यो सानो तर महत्वपूर्ण कुरा हो । यदि तपाईंले सबै क्यापिटल लेटरमा इमेल पठाउनुभयो भने रिसाएको वा चिच्याएको भान पर्छ ।

८. कुटाइममा इमेल नगर्नुस

इमेल पठाउँदा समयमा पनि बिचार गर्नुपर्छ । यदि बिहान ३ बजे तपाईंको निद्रा खुल्यो भने त्यतिबेलै कसैलाई इमेल गर्नु उपयुक्त हुँदैन । विदेशमा कसैलाई मेल पठाउँदै हुनुहुन्छ भने त्यहाँको समयमा पनि ध्यान दिनुस ।

९. सँधै रिप्लाइ अल अगर्नुस

यदि कसैले गरेको सामुहिक मेलमा ‘रिप्लाई अल’ गर्ने बानी छ भने त्यो बानी हटाउनुस । रिप्लाई अल गर्दा तपाईं कहिलेकाहीँ समस्यामा पनि पर्न सक्नुहुन्छ । यद्यपि कहिलेकाहीँ रिप्लाई गर्नर्ैपर्ने आवश्यकता पनि हुन सक्छ ।

१०. सर्टकटबाट बच्नुस

यदि तपाईं आफ्नो नजिकका साथीलाई इमेल गर्दै हुनुहुन्छ भने छोटकरी अक्षरहरु -जस्तै, एलओएल, बिटिडब्लु) प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ । तर, व्यवसायीक इमेल गर्दा वा आफ्नो हाकिम वा कोही सम्मानित व्यक्तिलाई इमेल गर्दा यसको प्रयोग गर्नु प्रत्यूत्पादक हुन सक्छ ।